Regulamin dla wystawców

Festiwalu Sportów Sylwetkowych IFBB NPC PRO

• 1. Postanowienia ogólne

• Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich wystawców lub/i partnerów (zwanych dalej „Wystawcami”) Festiwalu pod nazwą „Międzynarodowy Festiwal Sportów Sylwetkowych NPC/IFBBPRO” (zwanego dalej „Festiwalem”), organizowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez Akademię Sportów Sylwetkowych, Robert Piotrkowicz z siedzibą w Ząbkach pod adresem ul. Szwoleżerów 128 lok. 64/65, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalnościach Gospodarczych pod numerem, REGON 369098881, NIP: 534-222-43-72 (zwaną dalej „Organizatorem”)

• Regulamin jest integralną częścią umowy o uczestnictwo w Festiwalu.

• Wystawcy zobowiązani są także przestrzegać przepisów porządkowych i regulaminu obiektu obowiązujących w miejscu odbywania się Festiwalu.

• W Festiwalu mogą uczestniczyć wyłącznie Wystawcy prezentujący ofertę zgodną z zakresem tematycznym wydarzenia.

• 2. Zawarcie umowy o uczestnictwo w Festiwalu

• Umowa o uczestnictwo w Festiwalu może być zawarta w formie pisemnej lub dokumentowej.

• W celu zawarcia umowy, Wystawca składa oświadczenie woli o uczestnictwie w Festiwalu, doręczając przedstawicielowi Organizatora osobiście, pocztą lub pocztą elektroniczną (skan) wypełniony formularz Zgłoszenia Uczestnictwa, podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy. Osoby podpisujące Zgłoszenie Uczestnictwa jednocześnie oświadczają i gwarantują, że są należycie umocowane do zawarcia umowy w imieniu Wystawcy. Składając Zgłoszenie Uczestnictwa, Wystawca potwierdza zapoznanie się i akceptację niniejszego Regulaminu oraz Oferty Organizatora, które tym samym stanowią integralną część umowy o uczestnictwo w Festiwalu.

• Umowa o uczestnictwo w Festiwalu, o treści wynikającej z: Oferty Organizatora, Zgłoszenia Uczestnictwa oraz niniejszego Regulaminu, zostaje zawarta z chwilą przesłania Organizatorowi przez Wystawcę Zgłoszenia Uczestnictwa, o ile Organizator nie prześle Wystawcy w formie pisemnej lub dokumentowej oświadczenia o nieprzyjęciu Zgłoszenia Uczestnictwa. Organizator może nie przyjąć Zgłoszenia Uczestnictwa bez podania przyczyny – w takim przypadku nie dochodzi do zawarcia pomiędzy Stronami jakiejkolwiek umowy.

• Powyższa procedura zawarcia umowy dotyczy również zamawiania przez Wystawcę wszelkich dodatkowych usług, jakie Organizator oferuje w związku z organizacją Festiwalu. Organizator może nie wykonać dodatkowych usług, zamówionych przez Wystawcę później niż 14 dni przed Targami lub wykonać je za wynagrodzeniem wyższym o 50% od stawek cennikowych lub ofertowych Organizatora.

• Jeżeli pomimo zawarcia umowy o uczestnictwo w Festiwalu, Wystawca opóźnia się z wykonaniem jakichkolwiek zobowiązań umownych na rzecz Organizatora, Organizator może wstrzymać się z wykonywaniem Umowy, w tym także odmówić Wystawcy udziału w wydarzeniu, a mimo to Strony uznają w takim wypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swoich zobowiązań umownych.

• 3. Płatności

• Kwoty, terminy i sposób płatności wszelkich zobowiązań pieniężnych Wystawcy na rzecz Organizatora określają Oferta Organizatora oraz Zgłoszenie Uczestnictwa.

• Organizator w terminie ustawowym wystawi na rzecz Wystawcy odpowiednią fakturę VAT. Na życzenie Wystawcy Organizator przed dokonaniem płatności wystawi mu także fakturę pro forma.

• W razie zwłoki Wystawcy z zapłatą którejkolwiek części wynagrodzenia Organizatorowi przysługiwać będą dodatkowo odsetki za zwłokę w wysokości maksymalnej wynikającej z obowiązujących norm prawnych, a jeśli w danym okresie brak będzie takich norm – w wysokości stanowiącej 10-krotność stopy inflacji ogłoszonej przez Główny Urząd Statystyczny za poprzedni miesiąc kalendarzowy, lecz nie niższej, niż 12% w stosunku rocznym.

• 4. Przydział powierzchni wystawienniczej

• Organizator przydziela powierzchnię wystawienniczą uwzględniając życzenia Wystawcy w miarę posiadanych możliwości i warunków organizacyjno-technicznych.

• Wystawca uznaje, że wszystkie lokalizacje powierzchni wystawienniczej mają taką samą wartość, wobec czego Organizator ma prawo do jednostronnej zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w wydarzeniu i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora.

• 5. Podwystawcy

• Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Podwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora i uiszczeniu dodatkowej opłaty rejestracyjnej w wysokości 300,00 zł oraz dodatkowej opłaty wystawienniczej w wysokości 500,00 zł za każdego Podwystawcę.

• Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich Podwystawców, jak za działania i zaniechania własne.

• W przypadku podnajęcia przez Wystawcę całości lub części najętej powierzchni wystawienniczej bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora, Organizator może odmówić Podwystawcy prawa udziału w Festiwalu. Jeżeli Organizator nie skorzysta z tego uprawnienia, wszelkie zobowiązania pieniężne Wystawcy względem Organizatora ulegają w takim wypadku podwyższeniu o 50% w stosunku do umówionych.

• 6. Rezygnacja z udziału w Festiwalu.

Wystawca może odstąpić od umowy o uczestnictwo w Festiwalu za zapłatą odstępnego w wysokości 50% całkowitego wynagrodzenia, jeżeli do odstąpienia doszło wcześniej niż 2 miesiące przed Festiwalem, lub 80% wynagrodzenia, jeżeli do odstąpienia doszło po tym terminie, 100% wynagrodzenia, jeżeli do odstąpienia doszło później niż 14 dni przed wydarzeniem. Oświadczenie o odstąpieniu jest skuteczne tylko, jeżeli zostało złożone na piśmie jednocześnie lub po zapłacie odstępnego. W każdym innym przypadku Wystawca zobowiązany jest do uiszczenia Organizatorowi wszelkich należności wynikających z umowy o uczestnictwo w Festiwalu, niezależnie od tego, czy w Festiwalu faktycznie uczestniczył.

• 7. Reklama

• Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje towary wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i to pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócą normalnego toku pracy innych Wystawców. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp., które mogą zakłócić normalny tok pracy innych wystawców.

• Umieszczanie reklam Wystawcy poza obrębem wykupionego stoiska za dodatkową opłatą jest możliwe tylko po uzgodnieniu tego z Organizatorem.

• W zależności od rodzaju zamówionego pakietu i innych usług reklamowych, Wystawca i Podwystawca zobowiązani są do przekazania Organizatorowi swoich danych kontaktowych, treści ogłoszeń reklamowych oraz plików elektronicznych z grafiką, logotypami, znakami towarowymi i innymi materiałami podlegającymi publikacji przez Organizatora w związku z organizacją lub promocją Festiwalu, najpóźniej 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia ich publikacji lub ekspozycji, pod rygorem zwolnienia Organizatora z obowiązku ich publikacji lub ekspozycji, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia także za te usługi.

• Organizator może odmówić publikacji materiałów przekazanych mu przez Wystawcę w celu ich opublikowania w związku z organizacją Festiwalu, jeżeli uzna, że materiały te naruszają słuszny interes Organizatora lub innych uczestników Festiwalu, prawa osób trzecich, powszechnie obowiązujące normy prawne lub dobre obyczaje, a mimo to Strony uznają wówczas, że Organizator należycie wywiązał się z obowiązku ich publikacji.

• Wyłącznie Wystawca ponosi odpowiedzialność za treść dostarczonych przez niego materiałów reklamowych, promocyjnych lub informacyjnych, które Organizator lub Wystawca opublikował w związku z organizacją lub promocją Festiwalu. Tym samym Wystawca zobowiązany jest zwolnić Organizatora z wszelkiej odpowiedzialności wobec osób trzecich z tego tytułu.

• 8. Odpowiedzialność

• Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Festiwalu z winy umyślnej Organizatora lub osoby działającej w jego imieniu.

• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy ruchome Wystawcy pozostawione na stoisku bez właściwego nadzoru.

• Wystawca ponosi odpowiedzialność na zasadzie ryzyka za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu, albo reprezentującą jego prawa.

• O zaistnieniu każdego zdarzenia, wywołującego szkodę, lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora.

• Organizator zaleca Wystawcy zawarcie stosownych umów ubezpieczeń majątkowych w zakresie ryzyka związanego z Targami oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z udziałem w Festiwalu.

• 9. Projekt, zabudowa montaż i demontaż stoisk

• Wystawca zobowiązany jest we własnym zakresie zabudować stoisko zgodnie z wymogami Organizatora oraz administratora obiektu, w którym odbywa się Festiwal.

• W razie nie ukończenia przez Wystawcę montażu stoiska przed otwarciem Festiwalu, Wystawca zobowiązany będzie także zapłacić Organizatorowi karę umowną w wysokości 1 000,00 (jeden tysiąc) złotych.

• Demontaż stoiska należy prowadzić w godzinach określonych w karcie Wystawcy w przypadku opóźnienia lub rozpoczęcia demontażu stoiska w trakcie trwania Festiwalu Organizator może nałożyć karę na Wystawcę w wysokości 1.000 PLN

• Koszt dostawy do stoiska energii elektrycznej na potrzeby i w zakresie związanym z organizacją Targów ponosi Wystawca, o ile zgłosi takie zapotrzebowanie.

• Wystawca zobowiązany jest przekazać Organizatorowi do zatwierdzenia najpóźniej 30 dni przed datą otwarcia Festiwalu:

• projekt zabudowy stoiska w 3 rzutach, z zaznaczeniem miejsc doprowadzenia mediów i Internetu oraz specyfikację materiałów wraz z wymaganymi atestami na stopień palności;

• projekt instalacji elektrycznej na stoisku, sporządzony przez osobę posiadającą stosowne uprawnienia;

• dane firm, posiadających odpowiednie uprawnienia, które będą wykonywać zabudowę oraz instalacje stoiska.

• Wystawca może rozpocząć prace montażowe lub demontażowe na stoisku dopiero po otrzymaniu stosownej zgody od przedstawiciela Organizatora, który może również zarządzić przerwanie prac, jeżeli uzna, że naruszają one Regulamin lub zagrażają porządkowi bezpieczeństwu osób lub mienia.

• W czasie montażu i demontażu stoisk zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe.

• Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska.

• Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich prawnych i technicznych norm budowlano-montażowych, bhp, sanitarnych i przeciwpożarowych.

• Montaż i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora.

• Podczas montażu i demontażu, zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ogrodzenia i innych elementów obiektu, na którym odbywa się Festiwal.

• Po zakończeniu Festiwalu, w czasie wyznaczonym przez Organizatora na demontaż stoisk, Wystawca zobowiązany jest przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego, pod rygorem zlecenia tych czynności przez Organizatora na koszt i ryzyko Wystawcy. W szczególności w razie pozostawienia na powierzchni wystawienniczej po zakończeniu demontażu odpadków, śmieci i innych pozostałości Wystawca zobowiązany będzie zapłacić Organizatorowi za ich usunięcie dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 100 zł netto za każdy rozpoczęty metr kwadratowy zanieczyszczonej powierzchni w jakikolwiek inny sposób.

• 10. Organizacja pracy na stoisku

• Wystawca zobowiązany jest udostępniać stoisko dla zwiedzających w dniach i godzinach otwarcia Festiwalu.

• Jeżeli prezentacja na stoisku prowadzona jest z wykorzystaniem jakichkolwiek utworów chronionych prawem, Wystawca zobowiązany jest do uregulowania we własnym zakresie kwestii praw autorskich i pokrewnych do tych utworów. Tym samym Wystawca zobowiązuje się zwolnić Organizatora z wszelkiej odpowiedzialności z tego tytułu.

• Dopuszczalna maksymalna głośność urządzeń multimedialnych zostanie określona w Karcie Wystawcy.

• Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Festiwalu dla zwiedzających, chyba, że jest to konieczne wskutek nieprzewidzianego zdarzenia.

• Przedstawiciel Organizatora może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, naruszających dobre obyczaje, albo w inny sposób zakłócających przebieg Festiwalu.

• Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska i nie mogą zakłócać przebiegu Festiwalu oraz pracy innych wystawców.

• 11. Przepisy porządkowe i organizacyjne

• Wszyscy uczestnicy Festiwalu zobowiązani są przestrzegać powszechnie obowiązujących norm prawnych, zasad BHP, ppoż i sanitarnych oraz niniejszego Regulaminu i innych aktów normatywnych, obwiązujących w miejscu odbywania się Festiwalu.

• Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń porządkowych, wydawanych przez przedstawiciela Organizatora.

• Na terenie Festiwalu zabronione jest wnoszenie broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących, silnie brudzących lub pożarowo niebezpiecznych.

• Zabronione jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych.

• Wystawca i osoby reprezentujące jego prawa zobowiązani są do noszenia w widocznym miejscu opasek wydanych przez Organizatora oraz do poddawania się procedurom kontrolnym, prowadzonym w imieniu Organizatora przez upoważnione osoby.

• 12. Reklamacje

Wszelkie reklamacje dotyczące organizacji lub przebiegu Festiwalu Wystawca może zgłaszać Organizatorowi tylko w formie pisemnej, niezwłocznie, nie później jednak, niż z chwilą zakończenia demontażu stoisk. Po upływie tego terminu ewentualne roszczenia Wystawcy wobec Organizatora z tego tytułu wygasają.

• 13. Postanowienia Końcowe

• Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub miejsca Festiwalu, albo ich odwołania. O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. W przypadku zmiany terminu lub miejsca Festiwalu, Wystawca może od Umowy odstąpić w formie pisemnej, w terminie 3 dni od daty otrzymania zawiadomienia od Organizatora. W takim przypadku, jak również w razie odwołania wydarzenia, Organizator zwróci Wystawcy wszystkie wpłacone zaliczki na poczet wynagrodzenia z tytułu udziału w Festiwalu.

• Wystawca wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie na skutek udziału w Festiwalu i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń.

• Umowa o uczestnictwo w Festiwalu podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy, za wyjątkiem dochodzenia przez Organizatora roszczeń o zapłatę umówionych świadczeń pieniężnych, rozstrzygane będą przez Strony w pierwszej kolejności polubownie, poprzez podjęcie rokowań i zawezwanie od próby ugodowej w trybie art. 185 i nast. K.p.c., pod rygorem uznania za przedwczesne powództwa wytoczonego z pominięciem tych kroków, a dopiero w razie ich bezskuteczności spory te rozstrzygać będzie właściwy sąd powszechny. Sądem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów związanych z zawarciem, wykonaniem lub wygaśnięciem tej umowy jest Sąd Rejonowy dla m. Warszawa w Warszawie.

• Wejściówki na Festiwal mają charakter płatny. Wstęp na teren wydarzenia osób niepełnoletnich możliwy jest tylko pod opieką osoby dorosłej, która ponosi wówczas całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo niepełnoletniego oraz wyrządzone przez niego szkody.

• Wszystkie osoby uczestniczące w Festiwalu zobowiązane są zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych uczestników oraz podporządkowywać się poleceniom służb Organizatora.

• Służby Organizatora są uprawnione do odmowy wstępu na imprezę lub usunięcia z terenu imprezy osoby będącej pod widocznym wpływem alkoholu oraz środków odurzających, której zachowanie stwarza zagrożenie dla tej osoby lub innych uczestników.

• Organizator może utrwalać przebieg imprezy, a w szczególności zachowania osób w niej uczestniczących za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk oraz udostępniać zgromadzone w ten sposób materiały odpowiednim organom ścigania w przewidzianych prawem przypadkach, jak również wykorzystywać je w celach marketingowych, w tym zwłaszcza publikować na własnych stronach internetowych, portalach społecznościowych, prezentacjach, ofertach handlowych, materiałach reklamowych itp.